Politica de confidențialitate și cookie-uri – codeCRM

Ultima actualizare: 23.10.2026

Această politică explică ce date prelucrăm când vizitezi codecrm.ro, când îți creezi un cont codeCRM și când ne scrii. Este scrisă după ce face platforma în realitate. Dacă ceva nu e clar, scrie-ne la [email protected].

1. Cine suntem

CODELINES WEB SRL, cu sediul în Cluj-Napoca, Calea Turzii nr. 162-168, bl. C2, et. 4, ap. 76, jud. Cluj, CUI RO34001183, J2016002190128 („Codelines Web”, „noi”), furnizorul platformei codeCRM.

• Pentru datele vizitatorilor site-ului și ale clienților noștri (conturi, facturare, suport) suntem operator.
• Pentru datele pe care clienții noștri le introduc în propriul CRM (clienții, furnizorii și angajații lor) suntem persoană împuternicită: le prelucrăm doar la instrucțiunile clientului, conform Acordului de prelucrare a datelor (DPA), anexă la contractul de abonament. Pentru aceste date, operator este clientul nostru.

2. Ce date prelucrăm, de ce și pe ce temei

Situația	Datele	Scopul	Temeiul (GDPR art. 6)
Vizitezi codecrm.ro	adresa IP, browserul, paginile accesate, data și ora (jurnale tehnice)	funcționarea și securitatea site-ului, prevenirea atacurilor	interes legitim (art. 6 alin. 1 lit. f)
Îți creezi un cont	nume, email, telefon (opțional), firma, CUI, Nr. Reg. Com. (opțional), adresa, parola (stocată criptat), adresa CRM-ului ales	crearea CRM-ului, încheierea și executarea contractului de abonament	executarea contractului (lit. b)
Plătești abonamentul	datele de facturare, istoricul plăților; datele cardului le primește direct procesatorul de plăți, nu noi	facturare, încasare, evidență contabilă, RO e-Factura	obligație legală (lit. c) și contract (lit. b)
Ne scrii la [email protected]	adresa de email, numele, conținutul mesajului și al atașamentelor	răspunsul la solicitare, istoricul tichetelor	contract (lit. b) sau interes legitim (lit. f), pentru cine nu e încă client
Folosești CRM-ul	jurnale de acces și de activitate ale utilizatorilor contului	securitate, investigarea incidentelor, suport	contract (lit. b) și interes legitim (lit. f)

La înscriere, datele marcate obligatorii (nume, email, firmă, CUI, adresă) sunt necesare pentru încheierea contractului de abonament: fără ele nu putem crea contul. Datele opționale (telefon, Nr. Reg. Com.) pot lipsi fără să afecteze contul.

Nu folosim datele pentru publicitate, nu le vindem și nu facem profilare de marketing.

Pixelul Meta (doar cu acordul tău). Dacă apeși „Accept” în bara de cookie-uri, pixelul Meta ne transmite adresa IP, tipul de browser, paginile publice vizitate pe codecrm.ro și faptul că ai finalizat înscrierea pentru perioada de probă. Scop: să măsurăm și să îmbunătățim reclamele noastre. Temei: acordul tău (art. 6 alin. 1 lit. a din RGPD). Îl poți retrage oricând.

3. Asistentul AI de la suport

Emailurile trimise la [email protected] sunt citite și, pentru întrebările de utilizare, primesc răspuns de la un asistent bazat pe inteligență artificială, semnat ca atare („Agentul AI”). Pentru asta, conținutul mesajului este transmis furnizorului serviciului AI (Anthropic, vezi punctul 4). Cererile despre plăți, reclamațiile, cererile privind datele personale și orice situație neclară sunt preluate de o persoană din echipă. Asistentul nu ia decizii cu efect juridic asupra ta. Dacă vrei ca mesajul tău să fie tratat doar de o persoană, scrie asta în email. Dacă un mesaj de suport conține date din CRM-ul unui client (pe care le prelucrăm ca persoană împuternicită), transmiterea către Anthropic se face ca subîmputernicit autorizat, conform DPA-ului încheiat cu acel client.

4. Cui transmitem datele

Folosim furnizori care prelucrează date în numele nostru, pe bază de contract:

• Hetzner Online GmbH (Germania, UE) – serverele pe care rulează codecrm.ro, CRM-urile clienților și emailul.
• Cloudflare, Inc. (SUA) – livrarea și protecția site-ului (filtrarea atacurilor, verificarea „nu ești robot”).
• Anthropic, PBC (SUA) – asistentul AI de la suport și funcțiile AI ale platformei.
• OpenAI (SUA) – doar dacă un client activează modulul AI din pachetul său, pentru textele trimise de acel client.
• Stripe – procesarea plăților cu cardul; Stripe acționează ca operator independent pentru datele cardului.
• Google – fonturile site-ului sunt încărcate de pe serverele Google Fonts, care primesc adresa IP a vizitatorului.
• Banca Transilvania – pentru plățile prin transfer bancar.
• ANAF (SPV / RO e-Factura) – facturile emise, conform legii.

Transmitem date autorităților doar când legea ne obligă.

Meta Platforms Ireland Limited primește datele de mai sus numai dacă accepți cookie-urile de marketing.

5. Transferuri în afara Uniunii Europene

Datele se stochează în Uniunea Europeană. Unii furnizori de la punctul 4 (Cloudflare, Anthropic, OpenAI, Stripe, Google pentru fonturi) pot prelucra date în SUA. Transferurile se fac numai în baza unei decizii de adecvare (cadrul UE-SUA privind protecția datelor, pentru furnizorii certificați) sau a clauzelor contractuale standard ale Comisiei Europene, conform capitolului V din GDPR.

Meta poate prelucra datele și în afara Uniunii Europene (SUA), în baza cadrului UE–SUA privind confidențialitatea datelor (Data Privacy Framework) sau a clauzelor contractuale standard. Se aplică numai dacă ai acceptat cookie-urile de marketing.

6. Cât timp păstrăm datele

• Jurnalele tehnice ale site-ului: cel mult 30 de zile, cu excepția celor necesare investigării unui incident.
• Datele contului și ale CRM-ului: pe durata contractului; după încetare, cel puțin 30 de zile pentru export, apoi se șterg, cu preaviz pe email de 7 zile.
• CRM-ul din perioada de probă neurmată de abonament: se șterge la 30 de zile de la suspendare.
• Facturile și documentele contabile: 10 ani, cum cere legea contabilității.
• Tichetele de suport: pe durata relației cu tine și încă 3 ani, pentru eventuale reclamații.

7. Drepturile tale

Ai dreptul de acces, de rectificare, de ștergere, de restricționare, de portabilitate și de opoziție, precum și dreptul de a-ți retrage consimțământul, acolo unde prelucrarea se bazează pe el. Scrie-ne la [email protected]; răspundem în cel mult o lună. Poți depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), www.dataprotection.ro.

Pentru datele din CRM-ul unui client al nostru (de exemplu, dacă ești client al unei firme care folosește codeCRM), adresează-te acelei firme; noi o ajutăm să îți răspundă.

8. Securitate

Folosim conexiuni criptate (HTTPS), parole stocate criptat, protecție împotriva încercărilor repetate de autentificare, baze de date separate pentru fiecare client și copii de siguranță automate. Dacă un incident de securitate îți afectează datele, te anunțăm conform legii.

9. Cookie-uri

codecrm.ro folosește cookie-uri strict necesare funcționării și securității site-ului. Pentru ele nu este nevoie de acordul tău (Legea nr. 506/2004, art. 4 alin. 5), dar te informăm despre ele. Cookie-uri de marketing (pixelul Meta) folosim numai dacă apeși „Accept” în bara de cookie-uri; dacă apeși „Refuz”, nu se încarcă nimic de la Meta. Nu folosim cookie-uri de analiză a traficului.

Nume	Setat de	Scop	Durată
sp_session	codecrm.ro	menține sesiunea (autentificarea, formularul de înscriere)	8 ore
csrf_cookie_name	codecrm.ro	protejează formularele împotriva falsificării cererilor (CSRF)	aproximativ 1 oră
__cf_bm	Cloudflare	deosebește vizitatorii reali de roboți	30 de minute
cf_clearance	Cloudflare	reține că ai trecut verificarea de securitate	până la 1 an, după setările site-ului
_fbp	codecrm.ro (pixel Meta)	marketing: măsoară reclamele noastre; doar cu acordul tău	3 luni
cc_utm	codecrm.ro	marketing: reține din ce reclamă ai venit (sursa campaniei), ca să știm ce reclame funcționează; doar cu acordul tău; se șterge după 30 de zile	30 de zile
fr	facebook.com	marketing: reclame și măsurare; doar cu acordul tău	3 luni

Pe lângă cookie-uri, site-ul reține în browserul tău (stocare locală) alegerea ta din bara de cookie-uri (Accept sau Refuz), ca să nu te întrebe la fiecare vizită. Îți poți schimba alegerea oricând din acest link, care redeschide bara. Poți șterge oricând cookie-urile din setările browserului; fără cookie-urile strict necesare, autentificarea și formularele nu vor funcționa.

10. Modificări

Dacă schimbăm această politică, actualizăm data de mai sus. Modificările importante le anunțăm clienților pe email.

11. Contact

CODELINES WEB SRL, Calea Turzii nr. 162-168, bl. C2, et. 4, ap. 76, Cluj-Napoca, jud. Cluj · [email protected]